Ein Betrieb legt Handbücher, interne Anleitungen und Personalformulare in einer Wissenssuche ab. Ein Assistent beantwortet eine Frage mit der alten Anleitung und zeigt einer Person ein Dokument aus einem anderen Bereich. Beide Probleme liegen bereits in der Dokumentorganisation.
Metadaten aus dem Betrieb übernehmen
Führen Sie je Dokument ID, Version, gültig ab, Eigentümer und Leseberechtigung. Historische Ausgaben bleiben getrennt von geltenden Vorschriften. Wenn mehrere Dokumente ein Thema behandeln, entscheiden die Verantwortlichen, welches Vorrang hat. Eine Suchantwort sollte Fundstelle und Versionsdatum enthalten.
Testen Sie als zwei Rollen mit unterschiedlichem Zugriff. Die Frage ist dieselbe, zum Beispiel nach Freigabe für einen internen Prozess. Die Mitarbeitenden sehen nur freigegebene Passagen. Die berechtigte Rolle kann einen zusätzlichen Abschnitt prüfen. Kontrollieren Sie außerdem, was passiert, wenn Zugriff auf ein Dokument entzogen wird oder eine neue Version die alte ersetzt.
Laufende Verantwortung festhalten
Benennen Sie eine Person für Aktualisierung, fristgerechte Prüfung und Rücknahme von Dokumenten. Eine hohe Trefferzahl ist nutzlos, wenn Verantwortliche Fehler nicht beheben können. W3C PROV erläutert Grundlagen zur Herkunft und Nachvollziehbarkeit von Daten. Einen abgegrenzten Dokumentbereich können Sie über die Anfrage als Ausgangspunkt nennen.