Ein Team hat für Texte, Suche und Besprechungsnotizen mehrere Abonnements. Zwei Produkte schreiben inzwischen dieselbe Art Zusammenfassung. Trotzdem werden beide weiter bezahlt und verfügen über Zugang zu ähnlichen Daten. Ein Aufräumen beginnt beim tatsächlichen Einsatz.
Eine Aufgabenkarte pro Werkzeug
Erfassen Sie Aufgabe, Nutzende, Datenquelle, gewünschte Ausgabe und Grund für das Tool. Markieren Sie Fälle, in denen dieselbe Aufgabe bereits mit einem freigegebenen Produkt bearbeitet wird. Bei zwei Besprechungswerkzeugen zählen neben der Zusammenfassung etwa Sprachabdeckung, Teilnehmerhinweis und Möglichkeit zum Export.
Prüfen Sie einen typischen Ablauf erst mit dem bestehenden Werkzeug und dann mit der Alternative. Notieren Sie, welche Funktion unverzichtbar bleibt und wer sie tatsächlich nutzt. Wenn eine Funktion nur für einen seltenen Sonderfall nötig ist, prüfen Sie einen manuellen Weg vor einem dauerhaften zweiten Zugang.
Eine Ablösung sauber durchführen
Sichern Sie benötigte Daten, entfernen Sie Integrationen und Zugriffsrechte nach dem vereinbarten Ablauf und informieren Sie das Team über den neuen Weg. Dokumentieren Sie Entscheidung und Datum. Im Toolkatalog können Sie Kategorien und Alternativen einordnen, bevor Sie weitere Zugänge hinzufügen.