Ein Verein möchte nach seinen Sitzungen automatisch Aufgaben sammeln. Einige Termine enthalten Personalfragen, andere sind offen. Vor einem Test braucht das Team eine Übersicht über die Datenwege und einen Ablauf, der auch ohne Mitschnitt funktioniert.
Den Weg einer Besprechung erfassen
Notieren Sie Einladung, Aufnahme, Transkript, Zusammenfassung und Weitergabe. Bei jedem Schritt halten Sie fest, wer Zugriff hat, wo die Daten hingehen und ob sich die Funktion ausschalten lässt. Prüfen Sie auch, ob ein Bot automatisch beitritt oder eine Aufnahme aus dem Kalender ausgelöst wird. Der tatsächliche Ablauf ist wichtiger als der Produktname.
Testen Sie den Ablauf in einem eigens dafür angesetzten Termin mit eingeladenen Kolleginnen und der erforderlichen Freigabe. Stellen Sie eine Aufgabe ohne festgelegte Zuständigkeit. In der Zusammenfassung muss sie offen bleiben. Prüfen Sie außerdem, wer den Link zum Transkript erhält und wie sich die Datei aus dem Kalender oder einem Export wiederfinden lässt.
Einen bewussten Ersatzweg anbieten
Teilnehmende müssen die vorgesehene Verarbeitung nachvollziehen können. Legen Sie fest, wie Sitzungen ohne Assistent protokolliert werden und wer Details einer konkreten Verarbeitung prüft. Im Audio-Katalog finden Sie Werkzeuge mit unterschiedlichen Abläufen.