Ein Dienstleister nutzt mehrere Assistenten über geteilte Konten. Als eine Kollegin das Team verlässt, ist unklar, welche Dokumente, Schlüssel und Verbindungen sie noch aufrufen kann. Eine einfache Liste hätte den Übergang planbar gemacht.
Eine Zeile je Verarbeitungsschritt
Notieren Sie Werkzeug, Verarbeitung, Datentyp, technisches Konto und verantwortliche Rolle. Ergänzen Sie, wer Verbindungen ändern oder Exporte erstellen darf. Legen Sie etwa fest, dass ein Formular lesbar ist, aber das CRM nur über einen gesondert freigegebenen Zugang geändert wird. Die Rolle für Kundenfreigaben muss keinen Zugriff auf Anbieter-Einstellungen erhalten.
Spielen Sie eine Änderung durch: Der verantwortliche Bearbeiter wechselt. Die zuständige Person aktualisiert Rechte, prüft das Ergebnis mit einem getrennten Konto und dokumentiert, welche Zugangsdaten erneuert werden müssen. Bei einem externen Anbieter ergänzen Sie die beteiligten Dienste und die bestätigte Art der Speicherung.
Pflege im Alltag
Legen Sie eine Stelle fest, an der neue Werkzeuge und Berechtigungen genehmigt werden. Dokumentieren Sie Änderungen mit Datum. Über die Projektanfrage können Sie mit einer konkreten Rolle und einem Datenfluss beginnen.