Ein Projektteam sucht nach dem Beschluss zur Einführung eines neuen Angebots. Das Notizsystem fasst einen Diskussionsentwurf zusammen, obwohl später ein anderer Beschluss getroffen wurde. Die Qualität hängt davon ab, welche Quelle wie markiert ist.
Einen kleinen Proberaum aufsetzen
Legen Sie eine Besprechungsnotiz, einen Entwurf und einen bestätigten Beschluss mit verschiedenen Daten an. Die gleiche Frage soll je nach Wortlaut den neuesten Beschluss oder den ursprünglichen Entwurf finden. Prüfen Sie, ob die Antwort ihre Fundstelle zeigt und ob der Link für die anfragende Person zugänglich ist.
Führen Sie den Test als zwei Rollen durch: eine mit Zugriff auf interne Notizen und eine ohne. Kontrollieren Sie nach Entzug eines Rechts, ob Suche und Zusammenfassung den alten Inhalt weiterhin anzeigen. Exportieren Sie danach die Notizen. Bei einem Wechsel sind Links, Zeitpunkte und Anhänge oft ebenso wichtig wie der Text.
Drei Anforderungen vor Einführung aufschreiben
Definieren Sie Quellenanzeige, Berechtigungsprüfung und Exportformat als eigene Kriterien. Bleibt eine Anforderung ungeklärt, begrenzen Sie Umfang oder Datentyp. Zotero erläutert an seinem konkreten Export, warum ein Austauschformat einem vollständigen Backup nicht immer entspricht. Prüfen Sie Dokumentenwerkzeuge mit denselben Rollen und Beispielen.