Bevor eine Nachricht, Tabelle oder interne Datei in einen KI-Dienst kopiert wird, sollte klar sein, welche Daten darin stehen und ob der konkrete Dienst für diese Verarbeitung freigegeben ist. Persönliche und geschäftliche Konten können unterschiedlichen Bedingungen unterliegen. Der Produktname allein sagt nichts über Datenschutz oder zulässige Nutzung aus.
Eine kurze Prüfung vor jeder Eingabe
- Zweck: Welche Aufgabe soll erledigt werden? Lassen sich Daten reduzieren?
- Inhalt: Enthält das Material Namen, Kontaktdaten, Gesundheits-, Finanz- oder Geschäftsgeheimnisse?
- Berechtigung: Darf die Person diese Daten an das System übermitteln?
- Dienst und Konto: Welche Vertrags-, Datenschutz- und Administrationsbedingungen gelten?
- Ausgabe: Wer kontrolliert sie und löscht unnötige Kopien?
Das BSI beschreibt unter anderem Risiken für die Vertraulichkeit von Eingaben und durch fehlerhafte Ausgaben. Für Betriebe ist die erste Frage daher, ob der konkrete Vorgang mit reduzierten Daten in einem intern freigegebenen System möglich ist. Wenn die Eingabe einer vollständigen Datei dafür nicht nötig ist, prüfen Sie zunächst eine bereinigte Kopie oder einen synthetischen Ausschnitt.
Beispiel: eine Supportnachricht
Ein Team möchte eine Kundenmail zusammenfassen. Muss der Name dafür verwendet werden? Namen, E-Mail-Adressen, Vertragsnummern und andere Identifikatoren können möglicherweise durch neutrale Platzhalter ersetzt werden. Danach prüft das Team, ob der freigegebene Dienst den Zweck abdeckt und ob der Entwurf vertrauliche Inhalte unnötig wiederholt.
Pseudonymisierung ist keine automatische Erlaubnis zum Upload. Kontext und Re-Identifizierbarkeit bleiben wichtig; auch öffentliche Angaben können in Kombination sensible Schlüsse ermöglichen.
Regeln im Team verständlich machen
Halten Sie kurz fest, welche Systeme wofür freigegeben sind, welche Inhalte nicht eingegeben werden dürfen und an wen Fragen gehen. Legen Sie einen manuellen Ersatzweg fest. Aktualisieren Sie die Regeln bei Anbieter- oder Kontowechsel. Mehr zur Toolauswahl und Einführung im Unternehmen; beides ersetzt keine individuelle Datenschutzprüfung.
Eine einfache interne Einteilung
Ein Team kann mit vier praktischen Gruppen beginnen: öffentliche Informationen, interne Inhalte, vertrauliche Geschäftsdaten und besonders schützenswerte oder personenbezogene Inhalte. Diese Einteilung ist nur ein Arbeitsraster; sie ersetzt weder eine bestehende Datenklassifizierung noch eine rechtliche Bewertung. Verbinden Sie jede Gruppe mit konkreten Beispielen und erlaubten Werkzeugen.
Vor einer Eingabe hilft die Stop-Frage: „Würde ich diese Information an eine unbekannte externe Person schicken?“ Wenn nein oder unklar, gehört sie nicht in ein ungeprüftes KI-Konto. Entfernen Sie Daten, nutzen Sie ein freigegebenes System oder fragen Sie eine zuständige Person.
Prüfen Sie auch Kopien: Exporte, Screenshots, Transkripte und Prompt-Verläufe können dieselben Informationen enthalten wie das Original. Ein verantwortlicher Ablauf benennt, wo Kopien entstehen und wer sie kontrolliert.
Bei Unsicherheit gilt ein klarer Stopp
Prüfen Sie die Einstellungen und Bedingungen des konkreten Kontos: Wer kann Eingaben und Dateien sehen, welche Speicher- oder Löschoptionen sind zugesagt, und welche Kopien entstehen durch Verlauf, Export oder Transkript? Halten Sie Zuständigkeit und Prüfdatum fest. Anbieter-Marketing ersetzt keine Vertragsprüfung. Wenn Zweck, Berechtigung oder Kontobedingungen unklar sind, nutzen Sie einen manuellen Weg und laden Sie die Daten nicht hoch. Pseudonymisierte Beispiele können weiterhin zuordenbar sein.
Quellen und Aktualität
- BSI: Generative KI-Modelle – Chancen und Risiken (Abschnitte R2 und R3)
- EU-Kommission: Überblick und Zeitplan zum AI Act
- EU-Kommission: Navigating the AI Act
Redaktioneller Stand: 14. November 2026. Rechtslage, Bedingungen und Kontoeinstellungen für den konkreten Einsatz aktuell prüfen.