Ein Laden erhält Rechnungen als PDF und fotografierte Belege. Für die Übergabe an die Buchhaltung sollen Datum, Aussteller und Betrag sichtbar werden. Einige Dateien zeigen mehrere Belege oder abgeschnittene Beträge. Die Erkennung ist deshalb ein Vorschlag für die Vorsortierung.
Erwartete Belegtypen und Felder festhalten
Wählen Sie zwei regelmäßig vorkommende Formate und zehn freigegebene Beispiele. Definieren Sie je Feld den erwarteten Datentyp. Für Betrag und Währung sind getrennte Felder nützlich. Ein fehlendes Rechnungsdatum löst einen Prüfhinweis aus. Ein Dateiname wie „Rechnung Mai“ ist kein Beleg für das Rechnungsdatum.
Legen Sie bei zwei scheinbar gleichen Belegen anhand von Aussteller, Datum und Nummer einen Dublettenverdacht an. Bei einer identischen Kopie kann zusätzlich der Dateivergleich helfen. Zwei Ratenrechnungen desselben Lieferanten dürfen aber nicht allein wegen eines gleichen Betrags zusammengeführt werden. Zeigen Sie auffällige Werte neben dem Original und markieren Sie den betreffenden Ausschnitt.
Übergabe protokollieren
Sammeln Sie akzeptierte und zurückgewiesene Belege getrennt. Die fachliche Stelle entscheidet über Buchung, Zahlungen und Aufbewahrung. Dokumentenerkennungswerkzeuge unterstützen Extraktion und Strukturierung, beurteilen aber den Einzelfall nicht. Klären Sie bei einer Projektanfrage, welche Formate und welche Zugriffe überhaupt nötig sind.